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Reference and guide to SFIA version 7. Framework status: Current standard.

SFIA e gestione delle abilità

SFIA fornisce una risorsa a supporto delle abilità e della gestione delle competenze. L’adozione di SFIA offre chiarezza nell’identificazione e nella messa in esercizio delle abilità richieste all’interno di un’organizzazione e di tutta la catena delle forniture.

SFIA offre un linguaggio comune in tutto il ciclo di gestione delle abilità. Ciò migliora la comunicazione e la comprensione per tutte le parti coinvolte, ovvero il management di linea, le RU e i dipendenti. Utilizzando SFIA, le organizzazioni possono ottenere un sistema coerente e integrato di gestione delle abilità e delle persone.

Completa gestione delle abilità e delle strategie delle risorse

SFIA è utilizzato per misurare la capacità attuale e identificare i requisiti, inclusa la pianificazione per la domanda futura, utilizzando gli stessi criteri di abilità utilizzati in tutti i processi di gestione delle abilità.

Le organizzazioni ottengono coerenza nell’approvvigionamento e nella messa in esercizio, attraverso l’utilizzo di definizioni di facile comprensione di abilità e livelli. Ciò riduce i rischi e i potenziali costi legati all’errata distribuzione del personale.

Utilizzando lo stesso linguaggio per comprendere la capacità della forza lavoro e la pianificazione dello sviluppo professionale si ottiene una struttura e un’attenzione allo sviluppo delle abilità.

Utilizzando lo stesso linguaggio e una struttura per lo sviluppo, può essere ottenuta coerenza nell’approvvigionamento e nell’assegnazione dei lavori, nella pianificazione dello sviluppo professionale e nella comprensione della capacità della forza lavoro

Questa visione di ciclo non implica un punto di partenza per l’utilizzo di SFIA. L’utilizzo iniziale di SFIA potrebbe essere per affrontare un problema o un’opportunità specifici, ad es. la soddisfazione dei dipendenti o lo sviluppo delle abilità. Il problema può influenzare un solo team o progetto o potrebbe essere parte di qualcosa di maggiori dimensioni come un nuovo modello operativo per un’intera funzione tecnologica. Indipendentemente dal punto di partenza, l’utilizzo di SFIA può essere ampliato ad altre parti del ciclo, se e quando richiesto.

Da un punto di vista organizzativo, un punto di partenza logico potrebbe essere sapere che è necessario reclutare una nuova risorsa.

Pianificare e organizzare

Progettare strutture organizzative e modelli operativi target e svolgere la pianificazione della forza lavoro

SFIA può essere utilizzata per progettare e convalidare le progettazioni organizzative proposte e i modelli operativi target. L’utilizzo di SFIA per l’analisi della posizione/del ruolo e per la corrispondenza delle abilità offre un controllo incrociato rapido e una revisione efficace dal basso verso l’alto dell’ambito delle posizioni nella progettazione dell’organizzazione. I livelli di responsabilità di SFIA contribuiscono a ottimizzare archi di controllo e il numero di livelli dell’organizzazione. I profili generici, basati su SFIA, sono fattori significativi di abilitazione dell’agilità dell’organizzazione. Consentono ai modelli organizzativi e alle progettazioni dell’organizzazione di essere flessibili e di cambiare senza necessità di essere riscritti.

SFIA non ipotizza strutture organizzative né modelli operativi specifici. È ugualmente efficace nell’abilitare procedure di lavoro agili e collaborative in quanto è pensata per modelli funzionali, gerarchici o guidati dai processi.

Creazione di descrizioni dei lavori e di profili di ruolo

Profili di abilità, descrizioni dei lavori e profili di ruolo basati su SFIA sono probabilmente l’utilizzo più comune di SFIA nelle organizzazioni. Il contesto è importante nell’utilizzo di qualsiasi schema, ed è cruciale per comprendere le esigenze dell’organizzazione piuttosto che utilizzare semplicemente le abilità in maniera isolata per formare una singola descrizione di lavoro o un singolo profilo di ruolo. La miscela specifica sarà diversa da un’organizzazione all’altra.

Le descrizioni dei lavori e i profili di ruolo allineati a SFIA sono utili e diffusi per molte ragioni.

  • Possono supportare il ciclo completo di gestione delle abilità.
  • Offrono chiarezza per consentire alla produttività e alle prestazioni di corrispondere alle aspettative
  • Riducono il rischio aziendale aumentando le probabilità di reclutare e sviluppare persone con le abilità richieste, al giusto livello. Ciò è positivo per l’organizzazione e per i singoli e riduce i costi di abbandono, quando le persone sentono che ‘il lavoro non è quello che pensavano sarebbe stato’, oppure l’organizzazione scopre che la persona non dispone delle abilità corrette per lo svolgimento efficace del lavoro.

Molte organizzazioni semplificano questo processo riconoscendo combinazioni standard di abilità. Queste sono tipicamente denominate Profili di ruolo o Profili professionali. Per applicare SFIA in maniera appropriata, è utile essere chiari sulla relazione tra abilità, ruoli e lavori.

SFIA non tenta di coprire ogni cosa che a una persona potrebbe essere richiesto di fare. SFIA non descrive alcuna abilità o conoscenza specifica di prodotti o tecnologie, anni di servizio nel settore o qualifiche. Ad esempio, un responsabile delle attività di servizio richiede la conoscenza di un particolare schema di processo (come ad esempio ITIL o COBIT) e gli strumenti specifici dello sportello di assistenza che sono utilizzati in tale organizzazione e potrebbero anche necessitare di specifica esperienza nel settore, autorizzazioni di sicurezza e qualifiche definite.

Sebbene la progettazione di lavori e ruoli sia grandemente assistita dall’utilizzo di SFIA, lo schema stesso non descrive ruoli, lavori o unità dell’organizzazione; fornisce semplicemente le unità di base per contribuire alla loro creazione. In SFIA non è presente alcun modello, esempio o suggerimento di progettazione organizzativa. Inoltre, le categorie e le sottocategorie SFIA non vanno utilizzate per implicare unità organizzative, reparti, team o lavori specifici di un’organizzazione.

Un lavoro può essere composto da uno o più ruoli che, a loro volta, includono una o più abilità a livelli di abilità appropriati. Ad esempio, in un’organizzazione potrebbe essere pubblicizzato un lavoro come Responsabile dello sportello di assistenza. Questo lavoro potrebbe includere i ruoli di Responsabile del processo di gestione degli incidenti, Responsabile degli incidenti più gravi e Responsabile del processo di gestione delle conoscenze (e forse diversi altri). Ciascun ruolo richiederebbe una o più abilità a vari livelli, con le abilità definite utilizzando SFIA.

Il ruolo di Responsabile degli incidenti più gravi, ad esempio, e il dettaglio delle attività che chiunque ricopra questo ruolo dovrebbe completare, possono essere definiti nel processo di Gestione degli incidenti. Questo profilo di ruolo utilizzerebbe SFIA per descrivere il livello generico di responsabilità per il ruolo e includerebbe le abilità e i livelli SFIA per tali abilità che sono richiesti per svolgere questo ruolo coerentemente con lo standard richiesto. Questo ruolo potrebbe essere svolto da diverse persone con vari titoli lavorativi, e quindi può esservi fatto riferimento in diverse descrizioni di lavoro.

Acquisire

Approvvigionamento e reclutamento delle abilità corrette, aumento del personale o ingaggio di fornitori

SFIA supporta l’acquisizione di persone con le abilità corrette. L’acquisizione può avvenire attraverso percorsi diversi:

  • reclutamento di risorse (lavoratori permanenti e / o temporanei / a contratto)
  • fusioni e acquisizioni
  • l’ingaggio di fornitori di servizi (ad es. per esternalizzazione, aumento del personale, servizi gestiti, istruzione, formazione e servizi di consulenza)

Una posizione / descrizione di lavoro basata su SFIA fornisce chiarezza sul livello richiesto di responsabilità e abilità. A sua volta, ciò attrae i candidati corretti. I successivi criteri di valutazione e selezione possono essere allineati alle abilità e ai livelli SFIA.

È possibile utilizzare un approccio simile per supportare i processi di disinvestimento di risorse o le separazioni, ad es. in conseguenza di una riduzione del personale.

In caso di esternalizzazione e off-shoring, SFIA fornisce al cliente e al fornitore una base chiara e trasparente per la descrizione delle capacità richieste o fornite.

L’approvvigionamento di servizi basati sulle risorse beneficia dell’utilizzo delle schede di valutazione SFIA. Queste consentono un confronto di servizi simili, basati sulle risorse, offerti dai fornitori. I fornitori di servizi fanno corrispondere le loro offerte e/o il loro personale alle abilità e ai livelli SFIA. La differenza in termini di costi per le risorse è resa chiara. I clienti possono confermare che le risorse impiegate abbiano le abilità necessarie per soddisfare i loro requisiti.

Impiegare

Assegnazione di risorse in base alla capacità

La gestione efficace delle abilità consente al personale di lavorare in maniera ottimale per l’organizzazione e per i singoli. I responsabili miglioreranno motivazione, coinvolgimento e produttività impiegando le persone per svolgere il lavoro corretto. Un impiego mirato offre anche alle persone la migliore opportunità di sviluppare nuove abilità.

I rischi per il progetto e le operazioni sono ridotti assegnando le persone con le abilità corrette. L’utilizzo di SFIA significa che si basa sulle loro capacità effettive, non solo sulle loro conoscenze tecniche. Il corretto svolgimento comporta un utilizzo più efficace delle risorse, uno sviluppo appropriato e spese potenzialmente ridotte per i lavoratori autonomi. I responsabili utilizzano SFIA per evidenziare abilità limitate nei loro team e impiegare risorse per mitigare tali rischi.

Oltre ad abilitare strutture organizzative funzionali, la flessibilità di SFIA supporta altri approcci all’impiego delle risorse. Ciò include centri di competenza o pool di risorse. In questi modelli le risorse sono allocate a impegni temporanei, team di progetto agili o anche attività singole.

Assicurare che le capacità esternalizzate, che si tratti di lavoratori autonomi o di fornitori di servizi, siano impiegate per le attività appropriate, è essenziale per assicurare il risultato e la redditività desiderati. Le organizzazioni possono utilizzare SFIA per identificare potenziali risparmi sui costi attraverso programmi di sostituzione dei lavoratori autonomi. Identificando le abilità fornite dai lavoratori autonomi, è possibile fare piani per acquisire o sviluppare tali abilità internamente.

Valutare

Valutazione di abilità, esigenze di abilità, prestazioni e capacità

SFIA è utilizzato ampiamente nella valutazione di capacità esistenti, a livello individuale e dell’organizzazione. La valutazione è una preziosa fase diagnostica iniziale che fornisce elementi per l’analisi e lo sviluppo successivi.

SFIA fornisce un potente strumento diagnostico per abilitare l’esecuzione di valutazioni delle abilità. Le persone possono valutare i loro livelli attuali di abilità e di esperienza, identificare i propri obiettivi e utilizzare tali valutazioni per pianificare il loro percorso personale di sviluppo professionale determinando le abilità e i livelli che desiderano ottenere.

Le organizzazioni possono valutare le abilità di una persona in maniera obiettiva per supportare le successive fasi di analisi e pianificazione dello sviluppo. La natura obiettiva delle descrizioni SFIA aiuta i responsabili a raggiungere una valutazione accettata dalla persona valutata.

Lo schema stesso non fornisce istruzioni per la valutazione della miscela specifica di abilità rispetto alle quali una persona o un’organizzazione dovranno essere valutate, in quanto si concentra su un linguaggio comune per descrivere le abilità e la competenza richieste.

Analizzare

Analisi di prestazioni e capacità per identificare lacune, opportunità ed esigenze di sviluppo delle abilità

L’analisi va di pari passo con la valutazione. Avendo stabilito una valutazione delle abilità, i dati relativi alla valutazione possono essere analizzati per informare i responsabili delle decisioni, incluse le esigenze di sviluppo. Le prestazioni sono valutate rispetto agli obiettivi aziendali e, in caso di obiettivi di sviluppo, facendo riferimento alle abilità SFIA.

Le descrizioni pratiche di SFIA consentono di analizzare le prestazioni per rivelare i punti forti di una persona e le esigenze di sviluppo. Ciò offre ai responsabili la capacità di valutare la competenza di una persona e di analizzare le ragioni alla base del suo livello di prestazioni. Questa maggiore obiettività nell’analisi delle prestazioni e nella spiegazione alla persona conduce a una maggiore soddisfazione del personale con stime, una migliore motivazione e livelli di conservazione migliorati.

È possibile combinare i dati di valutazione per determinare una visione organizzativa delle capacità di abilità dell’organizzazione e delle relative esigenze di abilità; ciò caratterizza la ‘lacuna di abilità’ e utilizzando uno schema riconosciuto è meno aperto a interpretazioni errate.

In tempi di cambiamenti aziendali, che siano guidati dal cambiamento dei requisiti dei clienti, da fusioni e acquisizioni, da nuovi servizi o prodotti, dalle tendenze del mercato o dall’evoluzione degli obiettivi aziendali, è possibile utilizzare SFIA per identificare ed esprimere l’impatto delle abilità, a supporto della pianificazione e delle consegne.

Sviluppare

Pianificazione ed esecuzione di attività di sviluppo per costruire capacità e prestazioni e per fornire percorsi di carriera

Lo sviluppo di capacità individuali in linea con le esigenze dell’organizzazione si basa sulle dichiarazioni obiettive di competenza da parte di SFIA.

È possibile utilizzare SFIA per contribuire a definire obiettivi di sviluppo nel seguente modo:

  • identificazione delle abilità o degli aspetti delle abilità che è necessario sviluppare
  • fornire chiarezza sui livelli target di competenza
  • aiutare a identificare e raggiungere un accordo su come possa essere ottenuto lo sviluppo e su quale supporto sia richiesto

Il supporto può essere fornito da una gamma di diversi interventi o attività, non solo apprendimento in aula o corsi di formazione. ad es. coaching, mentoring, attività di stretching, work shadowing, formazione e certificazione, partecipazione a un evento esterno, partecipazione a gruppi di interesse speciali e a comunità di procedura.

La corretta analisi di come gli attuali livelli di abilità influenzino le prestazioni dei singoli consente la costruzione di piani di sviluppo rilevanti che funzionano realmente. Ottenere un ritorno dalla formazione è sempre importante. La creazione di piani di sviluppo mirati farà una vera differenza per il valore ottenuto dal budget di formazione.

L’utilizzo di SFIA incoraggia la crescita individuale appropriata, una gestione efficace del budget ed è un modo di confermare che lo sviluppo delle abilità sia in linea con le reali esigenze dell’organizzazione.

SFIA può essere utilizzata dai datori di lavoro per stabilire obiettivi di istruzione e formazione per singoli e gruppi. Può essere utilizzata anche da fornitori di istruzione e formazione per spiegare i risultati dell’apprendimento e migliorare l’efficacia. Ciò aiuta i datori di lavoro a comprendere la rilevanza delle qualifiche e delle certificazioni e a fare investimenti mirati in formazione e istruzione per il personale esistente.

Le esigenze di sviluppo definite dell’individuo possono anche essere trasmesse al processo con cui i singoli sono assegnati alle attività.

Premiare

Premiare e compensare una persona per le sue abilità e la sua competenza

Le organizzazioni possono utilizzare i livelli di responsabilità di SFIA per supportare la valutazione e classificazione dei lavori. È particolarmente utile la chiara differenza tra gli attributi di un livello e quelli del livello successivo. L’allineamento delle descrizioni dei lavori ai livelli di SFIA offre un chiaro supporto per la classificazione dei lavori.

Gli attributi di autonomia, complessità, influenza, conoscenza e abilità aziendali sono complementari per la maggior parte dei metodi di classificazione dei lavori. Ciò consente di confrontare gli stipendi in modo coerente per tutte le discipline professionali.

L’utilizzo di SFIA per supportare le descrizioni dei lavori e i profili professionali aggiunge maggiore obiettività alla valutazione dei livelli dei lavori e delle persone. L’utilizzo di SFIA per valutare e analizzare le prestazioni di una persona supporta la presa e la comunicazione di decisioni sul posto del singolo in una scala aziendale. È essenziale che i singoli e i fornitori di servizi siano premiati per le loro prestazioni, attraverso lo stipendio e i benefit, gli schemi di bonus o il feedback, e SFIA può costituire la base di tali meccanismi.